استعلام قیمت از تأمین‌کننده خارجی؛ راهنمای نوشتن RFQ با نمونه

RFQ چیست و چه زمانی در خرید خارجی کاربرد دارد؟

RFQ درخواستی از طرف خریدار برای دریافت پیشنهاد قیمت و شرایط تأمین است. در راهنمای SAP نیز این فرآیند شامل ارسال درخواست به تأمین‌کنندگان، دریافت پیشنهادها و ارزیابی آن‌ها بر اساس معیارهای مشخص است. [۱]

این ابزار برای زمانی مناسب است که کالای موردنظر و نیاز اصلی تا حد قابل قبولی روشن شده‌اند. مثلاً برای خرید یک قطعه مطابق نقشه، تجهیزات با مدل مشخص یا مواد اولیه با مشخصات معین می‌توانید درخواست مشترکی آماده کنید.

اگر هنوز کاربرد، مشخصات یا گزینه مناسب محصول روشن نیست، ابتدا اطلاعات فنی و توانمندی فروشندگان را جمع‌آوری کنید. برآوردی که بر مشخصات مبهم تکیه دارد، برای بودجه اولیه قابل بررسی است؛ هنگام خرید باید به پیشنهاد دقیق‌تری تبدیل شود.

در پروژه‌هایی که هنوز منبع تأمین پیدا نشده است، خدمات سورسینگ خارجی می‌تواند پیش از ارسال RFQ قرار بگیرد.

تفاوت RFQ، پیشنهاد فروش و پیش‌فاکتور چیست؟

اداره تجارت بین‌الملل آمریکا، پروفرما را پیشنهاد قیمت در قالب فاکتور معرفی می‌کند. این سند می‌تواند بسیاری از اطلاعات پیشنهاد فروش، از مشخصات طرف‌ها و کالا تا شرایط پرداخت، تحویل و اعتبار پیشنهاد را در بر بگیرد. [۲]

در RFQ می‌توانید تصریح کنید هدف، دریافت پیشنهاد برای بررسی است و سفارش از مسیر توافق‌شده تأیید خواهد شد. آثار حقوقی مکاتبات و تعهدات احتمالی باید متناسب با متن و شرایط معامله بررسی شوند؛ صرف نام سند، همه مسائل قراردادی را روشن نمی‌کند.

چه اطلاعاتی در استعلام قیمت از تأمین‌کننده خارجی بنویسیم؟

جدول زیر قالب پیشنهادی آماده‌سازی درخواست است. آن را با نوع کالا و حساسیت پروژه تنظیم کنید و از فروشنده بخواهید موارد نامشخص یا متفاوت را صریح اعلام کند.

مقدار، حداقل سفارش و خرید دوره‌ای را جدا کنید

مقدار سفارش اول را با پیش‌بینی خرید آینده یکی نکنید. اگر برای ۵۰۰ عدد قیمت می‌خواهید و ممکن است بعداً تکرار سفارش داشته باشید، مقدار اولیه را قطعیِ درخواست و مقدار آینده را برآورد اعلام کنید. حداقل سفارش یا MOQ را نیز برای همان محصول و بسته‌بندی بخواهید.

زمان آماده‌سازی با زمان رسیدن کالا متفاوت است

از فروشنده بپرسید زمان اعلام‌شده از چه رویدادی شروع می‌شود: تأیید نقشه، دریافت وجه مورد توافق یا تأیید نمونه؟ سپس زمان آماده‌سازی را از زمان حمل و مراحل ورود جدا بررسی کنید تا وعده تحویل بر مبنای روشن شکل بگیرد.

شرایط تحویل را با محل دقیق بنویسید

ICC قواعد اینکوترمز را برای روشن کردن وظایف، هزینه‌ها و ریسک‌های تحویل معرفی می‌کند. در درخواست، قاعده پیشنهادی، نقطه مشخص تحویل و نسخه قواعد را کنار هم بنویسید؛ برای نمونه، FCA [exact collection address], Incoterms® 2020. قاعده مناسب باید با معامله و روش حمل سازگار باشد. [۳]

شرایط پرداخت، کیفیت، انتقال مالکیت و رسیدگی به اختلاف را جداگانه روشن کنید. قواعد اینکوترمز جای قرارداد فروش درباره این موارد را نمی‌گیرند. [۴]

از آماده‌سازی RFQ تا دریافت پاسخ، چه مراحلی را طی کنیم؟

1. درخواست را یکپارچه کنید. مشخصات، مقدار، پیوست‌ها و معیار پذیرش را با مسئول فنی و خرید هماهنگ کنید.
2. فروشندگان مرتبط را انتخاب کنید. نقش فروشنده، محصول قابل عرضه و هویت تجاری او را بررسی کنید.
3. یک نسخه مشترک بفرستید. شماره بازنگری و مهلت پاسخ برای همه گزینه‌های مورد مقایسه روشن باشد.
4. پرسش‌ها را مدیریت کنید. تغییر مهم مشخصات را به همه فروشندگان تحت مقایسه اعلام و نسخه جدید را ثبت کنید.
5. پاسخ ناقص را تکمیل کنید. بندهای بی‌پاسخ، اقلام خارج از قیمت و تفاوت‌ها را در یک فهرست پیگیری کنید.
6. جمع‌بندی مستند بسازید. تطابق فنی، هزینه، زمان و شرایط را کنار هم برای تصمیم نهایی ارائه دهید.

در این مرحله، داشتن وب‌سایت و یک پیشنهاد ارزان برای تأیید طرف معامله کافی نیست. راهنمای اعتبارسنجی تأمین‌کننده خارجی می‌تواند مکمل بررسی پیشنهاد باشد.

نمونه متن فارسی RFQ برای خرید خارجی

این نمونه را با اطلاعات واقعی پروژه تکمیل کنید. هرجا هنوز تصمیم نهایی نگرفته‌اید، وضعیت را مشخص بنویسید تا فروشنده فرض خود را جای نیاز شما قرار ندهد.

موضوع: درخواست پیشنهاد قیمت — [نام کالا] — [شماره RFQ و بازنگری]

با سلام،
لطفاً برای [نام کالا] به تعداد [مقدار و واحد]، مطابق [نام و نسخه نقشه یا مشخصات پیوست]، پیشنهاد فنی و تجاری خود را ارسال کنید. مقصد واقعی پروژه [شهر، کشور] و تاریخ موردنیاز [تاریخ] است.

پیشنهاد شامل مدل و سازنده، تطابق با مشخصات، ارز، قیمت واحد و کل، حداقل سفارش، بسته‌بندی، وزن و ابعاد بسته‌ها، زمان آماده‌سازی و مبنای شروع آن، شرایط پرداخت، مدت اعتبار قیمت و شرایط تحویل با نقطه دقیق باشد.

لطفاً هزینه نمونه، ابزار یا قالب، بازرسی و سایر هزینه‌ها را در صورت ارتباط جداگانه اعلام کنید. اقلام خارج از قیمت، تفاوت با مشخصات و محدودیت احتمالی عرضه، اسناد یا پشتیبانی در مقصد را نیز مشخص کنید.

پاسخ را تا [تاریخ، ساعت و منطقه زمانی] با اشاره به شماره درخواست ارسال کنید. این مکاتبه برای دریافت پیشنهاد و بررسی است؛ تأیید سفارش از مسیر توافق‌شده انجام خواهد شد.

[نام و سمت]
[نام شرکت]
[اطلاعات تماس رسمی]

نمونه متن انگلیسی استعلام قیمت از تأمین‌کننده

برای مکاتبه خارجی می‌توانید از قالب زیر استفاده کنید. پیوست و نسخه مشخصات باید با اطلاعات متن ایمیل یکسان باشند.

Subject: RFQ — [Product] — [Reference / Revision]

Dear Sales Team,

Please submit your technical and commercial quotation for [product], quantity [quantity and unit], in accordance with the attached [specification / drawing reference and revision]. The actual destination is [city, country], and the required delivery date is [date].

Please state the manufacturer and model, compliance with each specification, currency, unit and total prices, MOQ, packing details, gross weight and dimensions, lead time and its starting milestone, payment terms, quotation validity, and the proposed delivery rule with the exact named point and Incoterms® 2020 where applicable.

Please list deviations, exclusions, optional items, and any separate sample, tooling, inspection or other charges. Confirm any restrictions on supplying, documenting or supporting this order at the stated destination.

Please reply by [date, time and time zone] and quote our RFQ reference. This request is for quotation and evaluation; any order will be confirmed through the agreed purchasing process.

Best regards,
[Name / Position]
[Company]
[Official contact details]

پاسخ تأمین‌کنندگان را چگونه مقایسه کنیم؟

ابتدا مشخصات و شرایط ضروری را کنترل کنید. پیشنهادی که درباره مدل، مواد، مقدار یا تحویل ابهام دارد، برای مقایسه نهایی نیازمند تکمیل است. سپس برای گزینه‌های قابل بررسی، قیمت‌ها را به یک ارز، مقدار و نقطه تحویل مشترک تبدیل کنید.

تاریخ پیشنهاد، اعتبار آن، موارد داخل قیمت و هزینه‌های باقی‌مانده را ثبت کنید. برای هزینه‌ای که هنوز استعلام نشده، وضعیت «نامشخص» بگذارید؛ صفر گذاشتن می‌تواند پیشنهاد ناقص را ارزان‌تر نشان دهد.

برای هر پاسخ چه چیزهایی ثبت کنیم؟

هزینه‌های ورود، مالیات‌ها، خدمات و حمل داخلی نیز باید متناسب با پروژه واقعی بررسی شوند. در مثال زیر مبنا را فقط تا یک نقطه مشترک مشخص می‌کنیم؛ این مقایسه، محاسبه رسمی هزینه واردات نیست.

با فرض تطابق فنی، مقدار یکسان و دامنه هزینه مشترک، فروشنده ب با وجود قیمت واحد بیشتر، در این بخش از مقایسه ۳۰۰ یورو مجموع کمتری دارد. انتخاب نهایی همچنان به اعتبار فروشنده، زمان، پرداخت، کیفیت و سایر هزینه‌های پروژه وابسته است. این اعداد نرخ بازار یا میانگین هزینه نیستند.

اگر مسیر حمل یا نقطه تحویل روشن نیست، ابتدا با مسئول لجستیک و گمرک مبنای مقایسه را مشخص کنید.

اشتباه‌های رایج در درخواست قیمت خارجی

• توصیف مبهم کالا: عبارت‌هایی مانند «کیفیت عالی» را با شاخص فنی یا نمونه مرجع قابل بررسی تکمیل کنید.
• تغییر مقدار بین فروشندگان: برای مقایسه اصلی، یک مقدار مشترک بخواهید؛ تخفیف تیراژهای دیگر را جدا ببینید.
• نامشخص بودن واحد: روشن کنید قیمت برای هر عدد، بسته، کیلوگرم یا کل سفارش است.
• مقایسه دو دامنه تحویل: اقلام داخل و خارج قیمت هر پیشنهاد را قبل از جمع‌بندی تعیین کنید.
• نادیده گرفتن بازنگری: شماره نسخه مشخصات، پاسخ فروشنده و آخرین اصلاحیه را کنار هم نگه دارید.
• پذیرش پاسخ ناقص: برای بندهای باز، پاسخ مکتوب و تاریخ تکمیل بگیرید.
• ابهام در مقصد یا کاربرد: اطلاعات واقعی معامله و محدودیت‌های احتمالی عرضه را پیش از سفارش روشن کنید.

چک‌لیست پیش از ارسال RFQ

• شرح کالا، مقدار، واحد و نسخه پیوست‌ها یکسان و روشن‌اند.
• اطلاعات موردنیاز قیمت، پرداخت، زمان و تحویل مشخص شده‌اند.
• مهلت پاسخ، منطقه زمانی و شماره درخواست درج شده‌اند.
• از فروشنده فهرست تفاوت‌ها، هزینه‌های جداگانه و موارد خارج از قیمت خواسته شده است.
• روش بررسی فنی و مقایسه تجاری پیش از دریافت پاسخ تعریف شده است.
• اطلاعات واقعی مقصد و محدودیت‌های قابل بررسی معامله روشن‌اند.