Ödeme Öncesi Yurt Dışı Tedarikçi Doğrulama Kontrol Listesi

Ödeme öncesi yurt dışı tedarikçi doğrulaması üç soruya yanıt vermelidir: Sözleşmenin tarafı kendisini tanıttığı işletme mi? Anlaşılan ürünü sağlayabilecek mi? Kalite, miktar veya teslimat farklı olursa hangi yazılı yükümlülük takip edilebilir? İyi tasarlanmış internet sitesi, kapsamlı katalog veya sertifika görseli bu soruları tek başına yanıtlamaz.

Bu kontrol listesi Türkiye, Çin, BAE ve diğer ülkelerden İran’a yapılacak ticari tedarik için hazırlanmıştır. İncelemenin derinliğini sipariş tutarına, ürün hassasiyetine ve iş birliği geçmişine göre belirleyin. Doğrulama riski tamamen ortadan kaldırmaz; önemli belirsizlikleri mali taahhütten önce ortaya çıkarabilir.

1. Sözleşmenin tarafının kimliğini belirleyin

Yerel dilde tam ticaret unvanını, kayıt numarasını, adresi, resmî iletişim bilgilerini ve imza yetkilisini isteyin. Katalogdaki marka ile teklif veren tüzel kişi farklı olabilir. Bu farkın belgeli açıklaması bulunmalıdır.

Teklif, sözleşme, fatura ve ödeme talimatlarındaki isimleri tek kayıtta karşılaştırın. Sözleşmeyi ticaret şirketi imzalıyorsa üreticiyi ve ticaret şirketinin kalite sorumluluklarını da kaydedin. Her belgenin kaynağını ve alındığı tarihi saklayın.

2. Kaydı bağımsız bir yoldan kontrol edin

Yalnızca satıcının gönderdiği bağlantıya veya ekran görüntüsüne dayanmayın. Resmî mercinin adresini bağımsız bulun ve kaydı tam olarak ilgili tüzel kişiyle eşleştirin. Arama imkânları ve giriş gereksinimleri sistemlere göre değişir.

Çin şirketinde resmî Çince unvanı ve işletme ruhsatındaki kimlik numarasını isteyin; İngilizce pazarlama adı yeterli olmayabilir. BAE’de ruhsatı düzenleyen kurumu belirleyin. Türkiye’de ilgili unvan veya temsilci değişikliklerini ilanlardan inceleyin. Kayıt, kimliği açıklar; üretim kalitesi ve mali güç için ayrı kanıt gerekir.

3. Gerçek tedarik kapasitesini ürün kanıtlarıyla değerlendirin

Satıcı üreticiyse ürününüzle ilgili ekipmanı, taşerona verilen aşamaları, kullanılabilir kapasiteyi ve malzeme giriş kontrolünü sorun. Distribütörse stok erişimi ve tedarik zinciri hakkında kanıt isteyin. Farklı rollerle çalışılabilir; rolün gizlenmesi belirsizlik yaratır.

• Ürününüzün nasıl üretildiğini veya hazırlandığını açıklamasını isteyin.
• Karmaşık çizim veya numuneyi teknik yetkiliyle görüşün.
• Canlı görüntülü görüşmede ilgili alanları görün; gerekli tesis ziyaretinin yerine koymayın.
• Temsilcilik iddiasını, üreticinin bağımsız bulunan iletişim kanalından doğrulayın.
• Müşteri referansı varsa izin alarak ve gizli bilgi istemeden teslimat deneyimini sorun.

Denetim raporunda şirket, yer, tarih, kapsam ve sınırlamalar belli olmalıdır. Başka fabrika veya ilgisiz ürün hakkındaki rapor, sizin alımınızın puanını yükseltmemelidir.

4. Sertifikayı ürün kabulüyle karıştırmayın

ISO, kendisinin sertifika düzenlemediğini belirtir. Belgeyi düzenleyen kuruluş veya belirtilen doğrulama yollarından kontrol edin. Belge sahibi, numara, kapsam ve tarihleri eşleştirin; veri tabanında sonuç çıkmazsa karar vermeden önce düzenleyene sorun.

ISO 9001 kalite yönetim sistemiyle ilgilidir. Bu belgenin bulunması, belirli modelinizin veya sevkiyatınızın gereken ürün testini geçtiğini göstermez. Teknik iddia için model, test yöntemi ve sonucu belirten ilgili raporu isteyin.

5. Numuneyi kabul referansına dönüştürün

Numune gelmeden neyin ölçüleceğini ve hangi sonucun kabul edileceğini yazın. İmal edilmiş bir parçada malzeme, ölçü, tolerans ve kaplama önemli olabilir. Tüketim ürününde performans, ambalaj veya raf ömrü farklı sorular doğurabilir. Test gerçek kullanım amacına uygun olmalıdır.

Numuneye kimlik verin, şartname sürümünü kaydedin ve kabul veya ret sonucunu yazılı hâle getirin. Siparişte aynı kayda atıf yapın. Sevkiyat kontrolünde örnekleme planı, kusur tanımı ve kabul veya ret ölçütleri önceden kararlaştırılmalıdır. Her ürün için tek bir sabit örnekleme yüzdesi uygun değildir.

6. Ödeme bilgilerini ikinci kanaldan teyit edin

Her ödeme öncesinde alıcı adını, hesap bilgilerini ve sözleşmeyle bağlantısını kontrol edin. Hesap değişirse yalnızca değişikliği bildiren mesaja yanıt vererek teyit etmeyin. Daha önce bağımsız doğrulanmış resmî bir kanalı kullanın.

İlgisiz kişisel hesap veya farklı lehtar, durup araştırmak için sebeptir. Aracı ya da bağlı şirket varsa hukuki ilişkiyi ve tahsilat dayanağını belgeleyin; düzenlemeyi yetkili hizmet sağlayıcıya kontrol ettirin. Satıcının acele etmesi doğrulamanın yerine geçmemelidir.

7. Siparişten önce sorumlulukları yazılı belirleyin

Kısa proforma fatura olası anlaşmazlıkların tamamını karşılamayabilir. İşleme göre sözleşme veya satın alma siparişi; ürünü, şartname sürümünü, miktarı, tarihi, teslim yerini, ödeme aşamalarını, kontrolü ve kusur veya eksik teslimat işlemlerini tanımlamalıdır. Uygulanacak hukuk ve uyuşmazlık yöntemi de taraflara uygun değerlendirme gerektirir.

İşlevsel bir ticari sözleşme çerçevesi şu soruları yanıtlar: Düzeltme giderini kim öder? Uygunsuzluk ne kadar sürede bildirilmeli? Gecikmede ne yapılacak? Sonraki ödeme için hangi kanıt gerekecek? Yazılı madde, takibi kendiliğinden kolaylaştırmaz; uygulanabilir başvuru imkânını da değerlendirin.

8. Bulguları karara dönüştürün

Önerdiğimiz üç durum şunlardır: “deneme siparişi değerlendirmesine uygun”, “ek bilgi gerekli” ve “dur”. Doğrulanmış kimlik ile kabul edilebilir numune, deneme siparişinin değerlendirilmesini destekleyebilir. Açıklanmayan ödeme alıcısı veya tüzel kişinin netleştirilmemesi devam etmeden çözülmelidir.

Varsayımsal örnek: satıcı iyi numune sunar, ancak ödeme günü başka kişinin hesabını gönderir. İyi numune sonucu hesap sorununu çözmez. Ödemeyi durdurun, bağımsız kanaldan belgeli açıklama alın; ilişki ve yasal ödeme imkânı netleştikten sonra yeniden karar verin.

İran’a yönelik alımda ürün, taraflar, nihai kullanım ve güzergâh da değerlendirmeye dâhildir. OFAC’ın İran kaynakları, diğer uygulanabilir koşullarla birlikte ele alınmalıdır. Kayıtlı şirket olmak her işlemi yapabilmek anlamına gelmez.

Sık sorulan sorular

Uzun ticaret geçmişi veya platform rozeti yeterli mi?

Hayır. Rozetin kapsamını öğrenin; tüzel kişi, ürün özellikleri ve işletme kanıtlarıyla tamamlayın. Yerleşik bir satıcı da sizin ürününüz için uygun olmayabilir.

Her zaman tesis ziyareti gerekli mi?

İncelemenin derinliği riske bağlıdır. Küçük ve standart alım daha sınırlı değerlendirmeyi haklı kılabilir; özel kalıp, yüksek avans veya hassas kalite daha güçlü kanıt gerektirir.

Mevcut tedarikçi yeniden kontrol edilmeli mi?

Evet; özellikle hesap, mülkiyet, üretim yeri, malzeme veya sipariş hacmi değiştiğinde. Önceki başarılı teslimatlar değerlidir, ancak yeni değişiklikleri açıklamaz.

Son görüşmeden önce satın alma dosyasını hazırlayın

Ürün özellikleri, satıcı bilgileri, teklif ve mevcut belgeleri toplayın. İnceleme kapsamını görüşmek için Simorgh Sorkh ile iletişime geçin. İlk adayların belirlenmesinde uluslararası tedarik hizmetlerini inceleyin. Tedarik ülkesi seçme rehberi ve Türkiye’den İran’a satın alma rehberi bu kontrol listesini tamamlar.