تأخیر در حمل کالای وارداتی همیشه از مسیر حمل شروع نمی‌شود؛ گاهی کالا هنوز آماده نیست یا اطلاعات بسته‌بندی کامل نشده است. پیش از ثبت سفارش، زمان آماده‌سازی، موجودی واقعی، مسیر حمل، مدارک و گزینه جایگزین را روشن کنید تا برنامه خریدتان بر یک تاریخ مبهم تکیه نکند.
فرض کنید فروشنده می‌گوید «کالا دو هفته دیگر ارسال می‌شود» و شما بر همان اساس به واحد تولید وعده می‌دهید. اما این دو هفته از زمان پرداخت شروع می‌شود یا تأیید سفارش؟ کالا آن روز از کارخانه خارج می‌شود یا به مقصد می‌رسد؟ همین سؤال‌ها می‌توانند تفاوت بزرگی در برنامه خرید ایجاد کنند.
۱. زمان آماده‌سازی را از زمان رسیدن کالا جدا کنید
از فروشنده تاریخ آماده‌شدن کالا و رویداد شروع این بازه را مکتوب بخواهید؛ مثلاً تأیید مشخصات یا دریافت پرداخت توافق‌شده. سپس زمان حمل، مراحل ورود و تحویل نهایی را جدا در برنامه ثبت کنید. از شرکت حمل هم بپرسید تاریخ اعلام‌شده، برآورد است یا تعهد مشخص.
برای ثبت این اطلاعات از همان ابتدای مذاکره، از راهنمای نوشتن درخواست قیمت خارجی یا RFQ استفاده کنید.
۲. موجودی واقعی و محل کالا را روشن کنید
عبارت «موجود است» را دقیق‌تر بررسی کنید: کالا در انبار خود فروشنده است، نزد توزیع‌کننده قرار دارد یا هنوز باید تولید شود؟ تعداد قابل تخصیص به سفارش شما و زمان لازم برای کنترل و بسته‌بندی را بخواهید. برای اقلام حساس، روش تأیید موجودی را متناسب با ارزش و ریسک خرید تعیین کنید؛ عکس کالا به‌تنهایی تمام این ابهام‌ها را برطرف نمی‌کند.
۳. مسیر حمل و توقف‌های میانی را بپرسید
فقط به عدد «زمان حمل» اکتفا نکنید. مبدأ جمع‌آوری، مقصد تحویل و نقاط جابه‌جایی بار را مشخص کنید. اگر محموله در مسیر به وسیله حمل دیگری منتقل می‌شود، بپرسید تأخیر در مرحله اول چه اثری بر ادامه مسیر دارد. مهلت تحویل بار و مدارک برای حرکت برنامه‌ریزی‌شده را نیز ثبت کنید.
برای هماهنگی این بخش، اطلاعات سفارش را در اختیار مسئول لجستیک و گمرک بگذارید.
۴. اطلاعات کالا و مدارک را پیش از ارسال تطبیق دهید
شرح کالا، تعداد، وزن و مشخصات بسته‌ها را میان مدارک مربوط کنترل کنید. پکینگ‌لیست یا فهرست بسته‌بندی، محتویات بسته‌ها و اطلاعاتی مانند وزن و ابعاد را نشان می‌دهد و در کار حمل و بررسی محموله کاربرد دارد. [۲]
فهرست مدارک لازم برای کالای خود را پیش از حرکت با مسئول مربوط نهایی کنید. تهیه مدارک را به زمان رسیدن بار موکول نکنید و برای اصلاح مغایرت‌ها، مسئول و مهلت مشخص بگذارید.
۵. برای تأخیر احتمالی، گزینه جایگزین داشته باشید
اگر این کالا برای ادامه تولید ضروری است، مشخص کنید در صورت عقب‌افتادن ارسال چه خواهید کرد. بررسی ارسال بخشی از سفارش، روش حمل دیگر یا منبع جایگزین می‌تواند بخشی از برنامه باشد؛ هر گزینه را از نظر هزینه، امکان اجرا و تطابق فنی بسنجید. حاشیه زمانی را هم بر اساس اهمیت کالا و شرایط مسیر تعیین کنید؛ یک عدد ثابت برای همه سفارش‌ها مناسب نیست.
چک‌لیست کاهش ریسک تأخیر در حمل کالای وارداتی
- تاریخ آماده‌شدن و مبنای شروع آن روشن است.
- موجودی قابل تخصیص و محل کالا مشخص است.
- مسیر، توقف‌ها و تاریخ‌های برآوردی ثبت شده‌اند.
- مسئول تکمیل مدارک و پیگیری حمل تعیین شده است.
- برای کالای حساس، گزینه جایگزین بررسی شده است.
برای کاهش ریسک تأخیر در حمل کالای وارداتی، هر مرحله باید زمان و مسئول مشخص داشته باشد. با ثبت این اطلاعات، اگر برنامه عقب افتاد، می‌دانید پیگیری را از فروشنده، شرکت حمل یا مسئول مدارک شروع کنید.
بررسی مسیر تأمین و حمل با سیمرغ سرخ
شما میتوانید نیاز و پروژه، نام کالا، تعداد، مبدأ، مقصد و زمان موردنیاز را آماده کنید و از طریق صفحه تماس سیمرغ سرخ با ما در ارتباط باشید.
